Verfahrensdokumentation für die revisionssichere digitale Archivierung

Durch die Erstellung einer Verfahrensdokumentation erhöhen Sie die Beweisqualität Ihrer rein digital archivierten Dokumente. 

Jedes Unternehmen, das steuerlich relevante Daten ausschließlich in elektronischer Form archiviert, ist zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation verpflichtet. Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), die am 01.01.2015 in Kraft getreten sind. Unter anderem wird in der GoBD die Revisionssicherheit der archivierten Dokumente gefordert. Als Nachweis der Revisionssicherheit eines Dokumentenmanagementsystems gemäß GoBD dient die Verfahrensdokumentation. Bestandteil einer Verfahrensdokumentation ist zum einen die technische Dokumentation des eingesetzten Verfahrens auf Seiten des Softwareanbieters und zum anderen die Dokumentation des organisatorischen Verfahrens im Unternehmen.

Die Verfahrensdokumentation ermöglicht Ihnen die rein digitale Archivierung, so dass eine zusätzliche Aufbewahrung von Papierdokumenten nicht mehr möglich ist und somit auch der Grundsatz der Datensparsamkeit, der sich aus der Datenschutz-Grundverordnung ergibt, eingehalten werden kann.

Gerne unterstütze ich Sie als unabhängiger Berater und garantiere Ihnen somit auch eine neutrale und objektive Beurteilung der Dokumentationen, die Ihnen von Seiten der Systemhersteller und Dienstleister für die Erstellung der Verfahrensdokumentation zur Verfügung gestellt werden müssen, so dass Sie sicher sein können, dass Ihre Verfahrensdokumentation auch alle relevanten Informationen enthält, die bei einer Prüfung durch eine externe Stelle abgefragt werden.

Der effiziente Weg zu einer perfekten Verfahrensdokumentation

Schulungen

Um Ihnen das notwendige Know How für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation in Eigenregie Inhouse-zu vermitteln bieten wir Ihnen entsprechende Schulungen, die speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind, an. Die Schulungen erstrecken sich über 2 Tage und finden in den Räumlichkeiten des Auftraggebers statt.

Best Practice Konzept

Die Erstellung eines Best Practice Konzeptes ist der erste Schritt für die Erstellung der Verfahrensdokumentation. Mit den von mir erstellten Best Practice Konzepten können Sie im Anschluss die Verfahrensdokumentation Schritt für Schritt in Eigenregie erstellen. Falls Sie dennoch bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation in Eigenregie Unterstützung benötigen sollten, stehe ich Ihnen selbstverständlich auch hierfür gerne zur Verfügung.

Erstellung kompletter Verfahrensdokumentationen

Selbstverständlich biete ich Ihnen auch die Erstellung einer kompletten Verfahrensdokumentation an, wobei hier das Leistungsspektrum sämtliche ToDos von der Anfertigung einer Ist-Analyse bis hin zur Erstellung der einzelnen Dokumente, die für eine Verfahrensdokumentation benötigt werden, umfasst. Alle Leistungskomponenten auch einzeln beauftragt werden. 

Selbstverständlich können Sie die Verfahrensdokumentationen, die durch uns oder anhand unserer Anleitung erstellt wurde, jederzeit als Basis-Dokumentation für die Zertifizierung Ihrer digitalen Archivtlösung verwenden.

Gerne unterbreite ich Ihnen ein Angebot. Ich freue mich auf Ihre Anfrage.